Автоматизация системы обработки персональных данных (ФЗ 152)

Журнал учёта носителей персональных данных

Все носители информации подлежат строгому учету и заносятся в соответствующий журнал с назначением ответственного.

Любая организация, которая собирает персональные данные, должна иметь такой журнал, даже если она использует только один носитель (жесткий диск компьютера).

Журнал выдачи носителей персональных данных

В журнале выдачи носителей ПД фиксируют получение и сдачу любых носителей конкретными пользователями.
Например, это может быть замена жесткого диска, выдача сотруднику ноутбука с информационной базой, передача устройства при увольнении сотрудника, который работает с ПД.

Журнал учёта обращений субъектов персональных данных

Любое обращение субъекта обработки персональных данных необходимо регистрировать в таком журнале вместе с ответом (который должен быть дан в течение 30 дней).
Например, если человек потребовал изменить или удалить его персональные данные.

Журнал учёта прохождения инструктажа работниками, допущенными к персональным данным

Организации-операторы обязаны проводить инструктаж сотрудникам, допущенным к работе с ПД, вне зависимости от способа обработки персональных данных 152-ФЗ. Плюс они должны вести журнал проведения инструктажа.

Журнал мероприятий по внутреннему контролю за соблюдением режима защиты ПД

Компания должна проводить регулярные плановые проверки на правильность соблюдения обработки персональных данных соискателей и посетителей сайта. Количество проверок может достигать 11 в год (ежемесячные + ежеквартальные). Каждую из них регистрируют в отдельном журнале. Автоматизированные средства обработки персональных данных упрощают это.

Документы по внутреннему контролю обработки ПД

Каждое мероприятие по внутреннему контролю обработки ПД проводят в соответствии с планом проверок на год, который утвержден заранее.
Ответственный во время проверки должен заполнить эти документы:

• «Журнал регистрации проверок в сфере защиты персональных данных»;
• «Протокол проведения внутренних проверок контроля соответствия обработки ПД»;
• «Журнал регистрации выявленных нарушений». Заполняется, если обнаружены какие-либо несоответствия. На каждое нарушение составляется акт.

План мероприятий

В Положении об обработке и защите персональных данных, указывают,  насколько часто проводятся проверки для  контроля соответствия обработки ПД. По закону они должны проходить не реже чем раз в месяц.
Компаниям, которые игнорируют их или не вносят в журнал, грозит штраф и назначение дополнительных комиссий.

Формы для приёма документа

Организации обязаны вести документацию, в том числе различные журналы, для соблюдения закона «О персональных данных».
QForm внедряет процессы автоматизированной обработки ПД по 152-ФЗ в организации, с которыми проще обучать сотрудников и вести журналы, которые требует закон.

После согласия на автоматизированную обработку персональных данных, для компании организуется рабочее пространство с шаблонами необходимых документов и формами их заполнения.

Единый список ссылок

Документы, необходимые для заполнения, выводятся в единый список ссылок.
Каждая из них ведет на форму.
Все необходимые формы для периодического заполнения будут хранится под рукой, с подписью, когда, как часто и при каких условиях их надо заполнять.

Печать бумажных журналов

Автоматизированный способ обработки персональных данных — это еще и возможность удобно и просто вести бумажный учет обработки ПД.
Файлы из журналов можно выгрузить в шаблон таблицы, настроив период и поля, а после этого распечатать таблицу и приложить ее к остальным.

Разные типы файловых интеграций

Благодаря автоматизированной системе обработки персональных данных, к каждой форме можно подключать файловые интеграции. Например, при заполнении формы о прохождении инструктажа будет создан отдельный документ приказа о доступе работника к ПД и оставлена запись в журнале прохождения работника инструктажа.

Права доступа

Автоматизированная система персональных данных позволяет назначить уровень доступа в пространстве каждому из участников процесса по контролю за обработкой ПД.
Можно предоставить доступ к просмотру и скачиванию документов, чтению записей в журнале, приглашению других участников.